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CNIL : Traitement des informations de contrôles d'accès

Norme simplifiée n° 42 : Délibération n° 02-001 du 8 janvier 2002 concernant les traitements automatisés d'informations nominatives mis en oeuvre sur les lieux de travail pour la gestion des contrôles d'accès aux locaux, des horaires et de la restauration

Résumé de la norme simplifiée :

Finalités du traitement :

Le traitement ne doit pas avoir d'autres finalités que :

  • le contrôle des accès à l'entrée et dans les locaux limitativement identifiés de l'entreprise ou de l'administration faisant l'objet d'une restriction de circulation,
  • la gestion des horaires et des temps de présence,
  • le contrôle de l'accès au restaurant d'entreprise ou administratif et la gestion de la restauration ainsi que la mise en place d'un système de paiement associé,
  • le contrôle d'accès des visiteurs.

Informations collectées et traitées :

Chaque application peut être mise en oeuvre de façon indépendante ou intégrée. Les informations suivantes peuvent être collectées :

a) Identité : nom, prénom, numéro de matricule interne, corps d'appartenance, grade. Photographie.

b) Vie professionnelle : service, plages horaires habituellement autorisées, zones d'accès habituellement autorisées, congés, autorisations d'absences, jours de réduction du temps de travail, décharge d'activité de service et autres absences (motifs, droits et décomptes).

c) Badges : numéro du badge ou de la carte, date de validité.

d) En cas d'accès à un parking : numéro d'immatriculation du véhicule, numéro de place de stationnement.

e) Visiteurs : nom, prénom, date et heure de visite, société d'appartenance et nom du salarié ou de l'agent public accueillant le visiteur.

f) Heures d'entrée et de sortie, n° de la porte utilisée.

g) En cas de gestion de la restauration, les informations relatives à la date du repas ainsi qu'au type de consommation, sous la forme exclusive : "hors d'œuvres", "plat", "dessert", "boisson".

h) Prix des consommations et moyen de paiement, part patronale ou de l'administration, solde.

Durée de conservation :

Les éléments d'identification des salariés ou des agents publics ne doivent pas être conservés au delà de 5 ans après le départ du salarié ou de l'agent de l'entreprise ou de l'administration. Les éléments relatifs aux déplacements des personnes ne doivent pas être conservés plus de trois mois.

Toutefois, les informations relatives aux salariés ou aux agent publics peuvent être conservés pendant 5 ans lorsque le traitement a pour finalité le contrôle du temps de travail.

La conservation des données relatives aux motifs d'absence est limitée à une durée de cinq ans sauf dispositions législatives contraires. En cas de paiement direct ou de pré-paiement des repas, les données monétiques ne peuvent être conservées plus de trois mois.

En cas de paiement par retenue sur le salaire, la durée de conservation est de 5 ans.